TUTORIALE, HR & DEZVOLTARE PERSONALA, Auto-Cunoastere & Coaching

Managementul Timpului: simplifica, elimina, organizeaza

ClockManagementul timpului se refera la un set de principii, practici si sisteme ce ajuta la indeplinirea unei anumite sarcini (task). Specialistii de la hipo.ro sustin ca principala cauza a esecului in indeplinirea acestuia este lipsa unei autodiscipline riguroase, care se traduce prin lipsa performantei la locul de munca. Tot ei ne dau si vestea buna, aceea ca abilitatile de management al timpului pot fi invatate, iar disciplina poate fi auto-impusa.

Marele avantaj al achizitionarii, printr-un efort directionat, a acestor abilitati este acela de a ajunge eficienti si productivi, ceea ce permite performarea pe toate planurile, dupa cum subliniaza specialistii. Concret, managementul timpului ajuta la:

  • Atingerea scopului urmarit;
  • Stabilirea prioritatilor;
  • Obtinerea unei vederi de ansamblu asupra tuturor sarcinilor;
  • Obtinerea unor rezultate mai multe, intr-un timp mai scurt;
  • Pastrarea unui echilibru intre viata personala si cea profesionala;
  • Adaptarea la schimbari.

Pentru a detine abilitatea de a administra timpul, sunt cativa pasi de urmat ce conduc la asimilarea unei autodiscipline. Astfel, primul pas in inducerea autodisciplinei, pentru atingerea obiectivelor il reprezinta jurnalul de activitate. Ce este acesta?

 

Jurnalul de Activitate

Timp de cateva zile, realizeaza un jurnal de activitate, in care este notata fiecare activitate in parte, momentul zilei in care se realizeaza aceasta activitate, starea de spirit si timpul necesar. Nu este vorba doar de activitati importante, precum intalnirile, task-uri prioritare la serviciu etc., ci de toate lucrurile propuse spre realizare intr-o zi obisnuita, de la cititul e-mail-urilor, la servirea pranzului si la pauzele de cafea.

Acest instrument ajuta, in primul rand, la identificarea aspectelor ce consuma timp pretios, precum si a momentelor zilei in care se resimte o energie constructiva, ce poate fi redirectionata catre indeplinirea obiectivelor. Se va identifica, totodata, si raportul intre lucrul efectiv la proiecte si momentele de relaxare.

Dupa o saptamana, se citeste raportul si se analizeaza activitatile zilnice, cu scopul identificarii momentelor in care se iroseste foarte mult timp, dar si a momentelor in care energia este la un nivel ridicat.

 

Eficientizarea timpului petrecut in activitatile zilnice de natura profesionala:

  • Eliminarea activitatilor ce sunt de orice alta natura sau repartizarea in momente ale zilei in care nivelul energiei este scazut. Pot fi programate scrierea de e-mail-urile personale de doua ori pe parcursul zilei sau intrarea pe retelele de socializare, in pauza de masa sau dupa indeplinirea unui obiectiv.
  • Programarea activitatilor, asa cum am mentionat deja, in functie de nivelul de energie. Astfel, task-urile dificile sau importante trebuie realizate in momentele in care se simte din plin energia, pentru ca atunci creste eficienta, lucrul se realizeaza mai si intr-o perioada mai scurta de timp. Momentele de refacere, cand energia este minima, trebuie orientate catre task-uri minore, mai putin importante sau care nu au legatura cu mediul de lucru.
  • Este dezavantajos lucrul la mai multe task-uri in acelasi timp. Trebuie grupate activitatile similare.
  • Reducerea timpului alocat activitatilor neimportante, dar necesare, cum ar fi comandarea mancarii sau prepararea cafelei. Economisirea timpului prin distribuirea sarcinilor zilnice, nu inainte insa de a intari spiritul de echipa.

 

Stabilirea Obiectivelor

Al doilea pas este stabilirea obiectivelor. Pentru un time management eficient, stabilirea obiectivelor este foarte importanta, deoarece ajuta la directionarea efortului, intr-un mod constructiv, catre realizarea performanta a task-urilor. Acestea ofera un control sporit asupra activitatilor si a timpului investit in acestea, dar si posibilitatea de a evalua progresul, in functie de fiecare activitate in parte.

Insa, stabilirea obiectivelor presupune si un plan pe termen lung. Trebuie stiut care sunt prioritatile in plan profesional, care este tinta si in cat timp se doreste atingerea ei. Motivatia este, de asemenea, foarte importanta.

 

In definirea obiectivelor trebuie tinut cont de urmatoarele aspecte – SMART:

  • Trebuie sa fie alese obiectivele care motiveaza la indeplinirea activitatilor intr-un mod eficient si productiv. Acestea trebuie sa fie integrate in planul de ansamblu al carierei personale.
  • Stabilirea obiectivelor specifice (clare, bine definite), masurabile (acest lucru presupune existenta unor criterii ce pot fi cuantificate, pentru a evalua procesul), realiste (fara obiective ce nu pot fi realizate, deoarece va dezechilibra intregul program in incercarea de a le duce la bun sfarsit.
  • Obiectivele trebuie sa fie relevante pentru activitatile pe care ce vor fi intreprinse si pentru directia ce va fi urmata in plan profesional. Integrarea obiectivelor in planul pe termen lung.
  • Realizarea unei liste cu toate obiectivele. Acest lucru va da un aspect concret planului si va angaja la indeplinirea lor.
  • Odata ce au fost enumerate obiectivele, trebuie realizat un Plan de Actiune, care sa cuprinda pasii ce trebuie urmati pentru a indeplini obiectivele.
  • Foarte important: consecventa, adica urmarirea indeaproape a planului de actiune si bifearea, rand pe rand, a fiecarui obiectiv indeplinit.

 

Prioritizarea activitatilor in functie de importanta

Al treilea pas este prioritizarea activitatilor. Pentru eficienta si productivitate, trebuie stabilite sarcinile cu adevarat importante ce vor fi indeplinite pe rand, in concordanta cu planul de actiune si lista de obiective. Eliminarea sarcinilor neimportante, evitarea intreruperilor si concentrarea pe rezolvarea problemelor ce merita toata atentia.

Pentru a reusi, insa, acest lucru, trebuie stabilita lista de prioritati. Ierarhizarea in functie de importanta aduce un control sporit in viata de zi cu zi si ajuta in traseul profesional, daca se axeaza pe performanta si productivitate. Exista cateva metode de prioritizare.

La un nivel simplu, prioritizarea activitatilor se face in functie de:

  • Potentialul de profitabilitate/ beneficiile proiectelor;
  • Timpul de lucru sau interdependenta cu alte proiecte;
  • Presiunile managerilor.

 

Pentru stabilirea prioritatilor exista o serie de instrumente utile:

Analiza comparata: utilizata in situatii in care criteriile de decizie sunt subiective sau neconsecvente. Aceasta analiza presupune o comparatie obiectiva intre sarcini, pentru a stabili care este cu adevarat importanta.

Analiza grila: acest tip de analiza este utilizata in situatii in care trebuie sa se ia in considerare mai multi factori.

Matricea actiunilor prioritare: aceasta este o diagrama prin care se compara beneficiile realizarii unei sarcini cu energia depusa pentru indeplinirea acesteia. Aceasta ajuta la identificarea activitatilor cu adevarat importante, care aduc beneficii mari, in scurt timp.

Matricea urgenta: aceasta ajuta la trasarea unei linii de demarcatie intre sarcinile urgente si cele importante, deoarece activitatile urgente pot fi neimportante sau cele importante pot avea un termen mai mare de realizare, tocmai pentru a fi indeplinite corespunzator.

Matricea Boston: utilizata in afaceri pentru a stabili prioritatile in functie de atractivitatea pe piata si posibililul profit obtinut de pe urma indeplinirii acestei sarcini.

Matricea Ansoff: asemanatoare cu matricea precedenta, matricea Ansoff permite evaluarea sarcinilor prioritare, in functie de riscul presupus de acestea.

Analiza Pareto: ipoteza acesteia este ca 80% dintre probleme au drept cauze 20% din cauzele tuturor problemelor. Se realizeaza o lista cu problemele intampinate si cu cauzele acestora, se da o nota fiecarei probleme si se grupeaza in functie de cauzele comune. Grupul cu scorul cel mai mare trebuie sa aiba prioritate in rezolvare.

Tehnica nominala de grup: aceasta se foloseste pentru proiecte in echipa si tine cont de opinia fiecarui membru. Fiecare problema trebuie sa primeasca o nota de la fiecare membru. Prioritatile se stabilesc, astfel, de comun acord.

O autodisciplina riguroasa va atrage dupa sine abilitatile de management al timpului, care vor permite stabilirea unei rutine zilnice productive, stabilirea in prealabil a momentelor de eficacitate maxima si a celor in care este nevoie de pauza, de respectarea termenelor limita si de prioritizarea obiectivelor. De asemenea, ajuta la gruparea activitatilor in functie de similitudini si sa la luarea in calcul a situatiilor neprevazute.

Leave a Comment

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

*

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.